Sabtu, 16 November 2019
InternetPendidikan

Cara Mengirim e-mail Kepada Guru/Dosen/Professor Yang Baik Dan Sopan

Foto: Pexels.com

Perubahan media komunikasi terus bergulir di kalangan mahasiswa. Salah satu media yang digunakan oleh mahasiswa adala media e-mail, dimana mahasiswa bisa mengirimkan tugas, dan bebragai hal lainnya kepada dosen atau guru secara instan. Maksud nya instan disini adalah tanpa perantara (pak Pos) seperti layaknya seseorang dizaman dahulu mengirimkan surat.

Nah pada kesempatan kali ini saya akan membagikan Cara mengirim e-mail kepada guru / dosen / professor yang baik. Di zaman serba canggih seperti saat ini, hampir semua mahasiswa memiliki yang namanya e-mail. Namun, kebanyakan mengabaikan bagaimana cara untuk mengirimkan e-mail ke kolega akademisi di seputaran kampus, terutama kepada dosen atau professor. Berikut kita akan membahas beberapa hal yang yang harus di perhatikan saat menulis e-mail untuk guru atau dosen.

1. Perhatikan Dengan Seksama Alamat e-mail Si Penerima

Saat hendak mengirim e-mail, perhatikanlah saat kita mengetik alamat e-mail seseorang. Rasa nya tidak lucu jika kita punya dosen bernama Agnes Monic dengan nama e-mail agnesmonic@example.com dan kita dengan tidak sengaja menambahkan huruf “a” setelah “c”, maka e-mail kita akan terkirim ke seorang artis terkenal pula. Karena kita terlalu PD (Percaya Diri) sudah mengirim e-mail ke dosen kita, kita pun dengan bangga nya mengkonfirmasi dengan dosen tersebut yang nyatanya beliau tidak menerima e-mail kita sama sekali.

Inbox email
Foto: Pexels.com

2. Isilah “Subject” (Wajib)

WAJIB di isi subjek saat mengirim e-mail. Kebayakan mahasiswa/i mengabaikan untuk menulis subjek saat mereka mengirim e-mail kepada dosen. Alhasil e-mail yang mereka kirim akan masuk ke spam. Tentunya sang dosen pun tidak menerima e-mail tersebut.

Disisi lain, walaupun e-mail yang dikirimkan tanpa subjek itu masuk inbox e-mail dosen, maka sangat wajar jika dosen tersebut tidak akan membukanya. Kenapa? hal tersebut untuk mengantisipasi e-mail yang mengandung virus. Jangan-jangan si mahasiswa mengirimkan virus jahat.

Baca Juga :  Cara Membuat Akun Kelas Online di Edmodo Untuk Guru / Dosen / Trainer Bahasa Inggris

Jadi, sangat wajar saja dosen tersebut tidak menerima e-mail dari mahasiswa. Ada baiknya jika seorang mahasiswa tidak melimpahkan kesalahan kepada dosen, justru yang salah itu adalah mahasiswa/i nya yang tidak menuliskan subjek saat mengirimkan e-mail.

3. Mengetahui Benar Apa Fungsi CC dan BCC di e-mail

Banyak yang belum mengetahui apa itu fungsi cc dan bcc di dalam e-mail. CC adalah Carbon Copy dan BCC adalah Blind Carbon Copy. Sebagian orang menggunakan CC sebagai penerima kedua, sebagian yang lain menggunakan CC dikarenakan alamat e-mail sudah terlalu banyak di kolom To (walaupun hal tersebut tidak berpengaruh).

Fungsi yang signifikan sekali dari CC adalah sebagai “lampiran”. Sebagai contoh, kita mengirimkan file penting kepada rekan kerja kita, kemudian kita juga tembuskan ke pimpinan kita agar ia tahu bahwa file nya sudah di kirim ke partner kerja kita. Partner kerja kita akan mengetahui juga kepada siapa e-mail itu sudah di tembuskan.

BCC sendiri memiliki fungsi yang mirip dengan CC, namun si penerima e-mail tidak mengetahui bahwa e-mail tersebut juga di tembuskan ke beberapa penerima e-mail lainnya. Namun lebih krusial lagi. Maksud nya apa? maksud nya adalah BCC bisa berfungsi sebagai arsip, dan sebagai barang bukti atau data backup jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Sebagai contoh, di dunia kerja kita tidak bisa mengelakkan bahwa ada rekan kerja kita yang tidak suka dengan kinerja kita, ia nya bisa saja mengancam atau mengejek kita melalui e-mail. Nah, ada baik nya kita tidak membalas dengan hal-hal yang buruk pula.

Disaat seperti ini lah BCC sangat berfungsi dan membantu kita. Balas lah e-mail rekan kerja yang tidak suka dengan kita itu dan BCC kan juga e-mail balasan kita ke manager atau pimpinan kita sehingga percakapan kita bisa di baca oleh pimpinan kita tanpa diketahui oleh si rekan kerja kita tersebut.

Baca Juga :  7 Lagu Cinta Untuk Listening Bahasa Inggris SMP / SMA

Jika di dunia akademik, apakah kalian bisa memberikan contohnya? komen sebanyak-banyak nya di bawah ya …

4. Memberikan Salam Atau Sapaan di Awal Isi Surat

Memberikan sapaan atau salam di awal surat merupakan hal yang sangat sopan terutama saat kita menggunakan bahasa Indonesia. Di tengah masyarakat kita, selain sebagai budaya bangsa, memberikan sapaan atau ucapan salam di awal isi surat akan menunjukkan kesopanan yang dimiliki oleh si penulis.

Namun sekarang banyak mahasiswa yang mengabaikan opening (sapaan/salam) dan closing(salam hormat) ini pada penulisan e-mail. Apalagi jika kita mengirim e-mail kepada guru atau dosen kita, tentu saja sangat wajar jika dosen tidak membalas e-mail mahasiswa.

Lain bahasa lain pula budaya nya, jika kita menggunakan bahasa Inggris, memberikan sapaan tidak begitu diperhatikan. Apalagi jika dosen nya yang tidak begitu memperdulikan sapaan. Hal ini sering terjadi saat mahasiswa Indonesia belajar di Negara-Negara luar seperti di Amerika.

Akan tettapi alangkah baik nya jika kita sebagai mahasiswa Indonesia yang berbudaya menggunakan sapaan di awal isi e-mail. Dengan begitu Dosen kita akan menghargai kita sebagai mahasiswa.

Baca juga: Cara Membuat E-mail di G-mail

Nah itu dia tips dari saya tentang beberapa hal yang harus di perhatikan saat menulis e-mail. Semoga cara-cara menulis e-mail yang baik diatas memberikan manfaat bagi teman-teman mahasiswa sekalian. Jika anda seorang dosen, share juga artikel ini agar mahasiswa anda mengetahui nya. Dan jika ada yang ingin di tambah untuk melengkapi artikel cara menulis e-mail dengan baik untuk guru atau dosen, silakan komen yang banyak di bawah ini ya. Sekali lagi semoga bermanfaat bermanfaat.

Baca Juga :  6 Web Penyedia Jurnal Artikel Bahasa Inggris Gratis dan Berbayar
Dzulgunar M. Nasir
the authorDzulgunar M. Nasir
Editor & Writer
Sometimes I force myself to write something I dislike. Therefore I Learn.